Provimes’in Toplantı Salonu Yazılımına Yakından Bakış

0
Toplantı Salonu Yazılımı

Provimes’in şirketlerin kurumsal kimlik kazanmasına yönelik ürettiği en prestijli çözümlerden olan Provimes toplantı salonu yazılımı ile en önemli toplantıları kusursuzca yönetebilirsiniz.

Profesyonel toplantı ve salon yönetim sistemi, iş toplantılarını daha verimli hale getirmeyi amaçlar.

Hızlı toplantı oluşturma ile kolay aksiyon alımı

Randevu veya toplantı oluşturma özelliğini kullanarak personeller gelişmiş takvim aracıyla birlikte toplantı ve randevu kayıtlarını çok hızlı bir şekilde oluşturabilir. Takvim üzerine toplantıyı oluşturarak, toplantının yapılacağı salonun seçimini yapabilir ve toplantının gündemini takvimde belirtebilir. Toplantıya katılması planlanan şirket için çalışanını ya da şirket dışından katılacak olan katılımcıları bilgilendirebilir.

Takvim üzerinde oluşturulan toplantı tarihine katılacak kişilere davetiye gönderilip yanıt vermesi sağlanır. Çok kullanışlı bir şekilde ister Provimes mobil uygulamadan isterseniz web uygulama üzerinden de bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

Aynı salonda yapılacak toplantıların çakışması önlenir

Salon yönetimi sayesinde toplantı kayıtları oluşturulabildiği gibi toplantıların yapılacağı salonlarda yönetilme imkânı doğar. Salonların teknik özelliklerini ve kapasitesini sisteme kayıt ederek sağlıklı bir yönetim gerçekleştirebilirsiniz. Sistemi yönetecek personel tarafından toplantı salonunun boş ya da dolu olması kontrol edilebilir. Bununla birlikte salonları sistem üzerinden önceden rezerve ederek toplantı çakışmasını önleyebilirsiniz. Toplantı salonlarının dışına yerleştirilecek android paneller sayesinde, toplantı salonunun müsaitlik durumunu, toplantının adını, saatini ve bir sonraki toplantının ne olduğunu görme şansı bulunmaktadır.

Çevrimiçi toplantılar sayesinde hızlı kararlar verin

Çevrim içi toplantılar planlama Provimes Toplantı Salonu Yönetiminin en iyi özelliklerinden biridir. Sistemde oluşturulan toplantının katılım linki ve giriş şifresini toplantıya katılması istenen ve beklenen kişilere gönderme imkânı bulunur. Uzaktan katılımlı bir toplantı gerçekleşeceği için katılımcıların ses ve görüntü gibi biyometrik verilerin kişisel veri sayılması sebebiyle katılımcılara 6698 sayılı  Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun bir gereği olan aydınlatma metni ve açık rıza onayı e-posta ve sms olarak gönderilir ve yasal prosedüre uygun şekilde bir toplantı gerçekleştirilir.

İkram yönetimi özelliği Provimes Toplantı Salonu yazılımının en öne çıkan özelliklerinden biridir. Bu özellik sayesinde uzun toplantıların vazgeçilmezi olan ikramların kontrolünü sağlamış olursunuz. Sisteme toplantı olan odalara farklı farklı ikram atamaları yaparak her salonda ihtiyaç dorğrultusunda ikram servisi yapılabilmektedir. Şirketler ve kurumlar paramterik olarak tanımladığı ikramları panelde çağrı noktaları oluşturarak toplantı bölünmeden bu süreci atlatabilir. Her salon için farklı ikram çağrı noktaları da oluşturulabilir. İkram siparişleri; WEB ve mobil uygulama ile birlikte android tabanlı ikram panelleri üzerinden de verilebilir. Siparişler ikram noktalarına konulan yine android tabanlı dokunmatik paneller üzerinden kolaylıkla yönetilebilir.

Kısaca toparlayacak olursak gelişmiş bir yetenekli takvim sayesinde çok seri bir şekilde toplantı oluşturabilir ve bu ilgili kişilerle, iş arkadaşları ve yöneticilerle paylaşabilir. Toplantı gündemini oluşturan maddeleri toplantı sonunda bir sonuca bağlayabilir ve tutanak haline getirilebilir. Gerçekleştirilecek veya gerçekleştirilen toplantının tüm detayları toplantı öncesinde ve sonrasında katılımcılara sms ve email yoluyla bildirilir. Sistemde yer alan katılımcı paneli sayesinde katılımcılara kod atanır bu sayede toplantıda bulunup bulunmadığı, doğru toplantıda olup olmadığı takip edilebilir. bununla birlikte katılımcının konuştuğu dile göre yönlendirmeler yapılabilir.

KVKK aydınlatma metni sayesinde çevrimiçi toplantılar şirket için gerekli şekilde kayıt edilebilir. Provimes  yüksek güvenlik gerektiren kurum ya da şirketler için geliştirdiği bir özellikte, toplantı katılımcılarını fotoğraflı kayıt etme imkanı sunar. Katılımcı kayıt işlemi esnasında dokunmatik panel üzerindeki kamera üzerinden fotoğrafı çekilmek suretiyle kayıt altına alınır Toplantı salonu dışına yerleştirilen panel sayesinde toplantı konusu ve saati hakkında bilgi sahibi olabilir ve katılımcılar doğru salona yönlendirilmiş olur.

Provimes ürettiği yazılımlarda amaçladığı sade ve pratik çözümlerle en hızlı kararların alınmasını amaçlar.  Bu yüzden de “Propanel” android tablet uygulamasını ücretsiz olarak yüklenmesi durumunda paneli rahatlıkla yönetme imkanı yakarlar. Böylelikle katılımcı, toplantı salonu ve ikram panellerini tek bir uygulama üzerinden kolaylıkla kurabilir ve yönetirler.

Provimes kurumsal çözümlerde üstünlük sağlar

Provimes Toplantı yönetim sistemi gibi,  kurumsal çözümlerde en iyiyi hedefleyerek şirketlerin ve kurumların sorunsuz bir işleyiş kazandırmasına odaklanır. Bu yüzden de toplantı sonrasında çıkacak karar ve sonrasında oluşturulan evrak için en hızlı ve doğru şekilde kargolanma sürecini başlatır. Şirketlerde çok fazla evrak giriş çıkışı ve kargo teslimatı olduğundan dolayı evrak kaybolma riski yüksektir. Bunun önüne geçmek için provimes gönderi yönetimi uygulamasını sunar. Bu uygulama sayesinde gelişmiş kargo takip yazılımı kullanılır.

Provimes kargo yazılımı sayesinde şirkete gelen evrak ya da şirketten göndereilecek evrak kayıt sisteme kayıt altına alınır ve an be an takibi sağlanır. Sisteme kaydedilen bilgiler sayesinde kargonun kim tarafından teslim edildiği ya da hangi personel tara”fından teslim alındığı, saat kaçta nerede bulunduğu gibi süreçlere hakim olunabilir.

Cevapla

Lütfen yorumunuzu giriniz!
Lütfen isminizi buraya giriniz